Kyocera – waarom de juiste printerkeuze geld én impact bespaart

Wist je dat printen – na huur en salaris – vaak de grootste kostenpost binnen een organisatie is? Toch baseren veel bedrijven hun keuze voor een printer nog altijd op de aanschafprijs. Een goedkope printer lijkt aantrekkelijk, maar kan op lange termijn juist duurder uitpakken, zowel financieel als ecologisch.

Total Cost of Ownership (TCO): wat is het en waarom is het belangrijk?

De Total Cost of Ownership (TCO) omvat álle kosten die een printer met zich meebrengt gedurende de hele levensduur: van aanschaf tot onderhoud, energieverbruik en verbruiksmaterialen. Door vooraf de TCO te berekenen, voorkom je verrassingen achteraf en kun je beter sturen op efficiëntie en duurzaamheid.

Waar moet je op letten?

1. Wat heeft jouw organisatie nodig?
   • Hoeveel print je per maand? En in kleur?
   • Hoelang wil je de printer gebruiken?
   • Past het toestel bij het werkelijke printvolume?
2. Wat zijn de totale aanschafkosten?
   • Kijk verder dan de aankoopprijs: denk aan verzend- en installatiekosten, verlengde garanties en onnodige functies.
3. Wat kost het gebruik?
   • Verbruiksmaterialen maken vaak tot wel 80% van de totale kosten uit.
   • Kies voor modellen met duurzame onderdelen (zoals KYOCERA ECOSYS), die minder onderhoud vergen en minder afval produceren.
4. Welke service krijg je?
   • Betrouwbare ondersteuning voorkomt lange stilstand.
   • Overweeg een Service Level Agreement (SLA) of Managed Print Services (MPS) voor extra zekerheid.
5. Hoeveel gebruikersinteractie is nodig?
   • Minder tussenkomst betekent hogere productiviteit. Kies voor printers met grotere papierlades en materialen met lange levensduur.
6. Wat is het stroomverbruik?
   • Let op het Energy Star-label en stel de printer slim in voor energiezuinig gedrag.
7. Wat is de impact op het milieu?
   • Minder verbruik = minder afval. Kies voor energiezuinige modellen en printbewuste software.

5 tips om de TCO te verlagen

1. Kies energie-efficiënte printers.
2. Gebruik printmanagementsoftware om verbruik te reguleren.
3. Implementeer een Document Management Systeem (DMS) om minder te printen.
4. Voer jaarlijks een printaudit uit.
5. Overweeg Managed Document Services voor maximale controle en efficiëntie.

Conclusie

Een printer is geen simpele aankoop, maar een investering in de toekomst van jouw organisatie. Door verder te kijken dan alleen de aanschafprijs en slim te investeren in beheer, service en technologie, kun je flink besparen op kosten én milieu-impact.

Meer weten over TCO en slimme printoplossingen? Neem contact met ons op.